Ab 2025 ist Schluss mit PDF & Papierrechnung: Die E-Rechnung wird Pflicht – und viele Gastronomen sind darauf noch nicht vorbereitet. Dabei geht es nicht einfach um eine E-Mail mit Anhang, sondern um ein strukturiertes digitales Format, das maschinenlesbar ist – und fest vorgeschrieben.
👉 In diesem Beitrag erfährst du:
- Was eine E-Rechnung ist
- Für wen sie gilt
- Ab wann sie Pflicht ist
- Und wie du dich stressfrei darauf vorbereitest
❓ Was ist eine E-Rechnung eigentlich?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein digitales Format nach EU-Standard (XRechnung oder ZUGFeRD). Sie enthält strukturierte Daten, die automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können – ohne manuelles Abtippen oder Kopieren.
📅 Ab wann gilt die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht startet gestaffelt – und betrifft alle Unternehmen, die an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland Rechnungen stellen:
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Ab 1. Januar 2025:
Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können -
Ab 1. Januar 2026:
Rechnungen müssen elektronisch erstellt & verschickt werden, wenn kein Ausnahmefall vorliegt
💡 Für viele Gastronomen, die z. B. Getränke, Waren oder Dienstleistungen an andere Firmen verkaufen, wird das relevant!
👨🍳 Was heißt das für Gastronomen konkret?
Beispielhafte Fälle, wo die E-Rechnung greift:
- Du lieferst Catering an eine Firma → E-Rechnungspflicht
- Du betreibst ein Franchise oder bekommst Leistungen von einem Subunternehmer → E-Rechnungspflicht
- Du arbeitest mit Lieferanten oder Dienstleistern, die dich ab 2025 nur noch elektronisch abrechnen → du musst empfangsbereit sein
❗ Häufige Missverständnisse
❌ Irrtum | ✅ Richtig
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„PDF ist doch auch digital.“ | Ein PDF zählt nicht als E-Rechnung |
„Nur große Firmen betrifft das.“ | Auch kleine Betriebe mit B2B-Geschäften müssen mitmachen |
„Das ist bestimmt kompliziert.“ | Mit dem richtigen System ist es ganz einfach |
✅ Wie bereitest du dich am besten vor?
- Prüfe, ob du B2B-Rechnungen stellst
- Sichere dir Software, die E-Rechnungen erzeugen & empfangen kann
- Schule dein Team, z. B. Buchhaltung oder Geschäftsführung
- Richte dein Rechnungsprozess so ein, dass alle Anforderungen erfüllt sind
- Setze die Umstellung rechtzeitig um – idealerweise noch 2024
💡 Viele Programme können schon heute E-Rechnungen verschicken – du musst es nur aktivieren.
🎯 Fazit: Jetzt handeln – statt später hetzen
Die E-Rechnung wird Pflicht – egal ob du willst oder nicht. Wer sich frühzeitig vorbereitet, spart sich unnötigen Stress und macht den eigenen Betrieb zukunftssicher.
Gerade in der Gastronomie, wo Abläufe schnell und fehlerfrei funktionieren müssen, lohnt sich der Schritt zur Digitalisierung.
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